Mange, gode og riktig e-postadresser ved utsendelser

 

Mange, gode og riktig e-postadresser ved utsendelser

 

Av Geir Holm, rådgiver i Tenk Kommunikasjon

Når vi sender ut nyhetsbrev eller invitasjoner, ønsker vi at så mange som mulig skal motta – og at mottagerlisten skal være korrekt.

GDPR har satt et ekstra fokus på at mottakerlister må være korrekte i forhold til personvern. Men dette er også en god anledning til å rydde opp i den evige utfordringen med å ha god kvalitet på hele kontaktdatabasen.

 

Kontaktansvarlig

Det starter med den som er ansvarlig for kontakten – kunde, leverandør eller annen kontakt. Den ansvarlige må forstå verdien og viktigheten av et oppdatert personlig kontaktkort – og ha rutiner for å oppdatere det fortløpende/daglig.

 

Kontaktkort

Om det er et kort i CRM ala SuperOffice eller en linje eller fane i Excel: Et kontaktkort bør inneholde all relevant info om personen, inkl kategorier, eks:
– Om det er kunde, leverandør, partner e.a.
– Kategori hos oss, eks «Rekvisita».
– A, B, C e.l.
– Evt annen kategorisering.
– «Motta info» bør være egen avhukning.

 

Ved utsendelse

Når vi skal sende ut et nyhetsbrev, en invitasjon, et tilbud eller annet*, trekker vi en fersk, oppdatert liste ut av databasen.
F.eks en invitasjon til alle:

– Rekvisita-kunder
– Status A-kunde
– Huket av for «Motta info»

 

*NB! På nettsiden bør det ikke skrives «Ønsker du å motta nyhetsbrev» når en skal melde seg på. Det bør stå ala «Ønsker du å motta nyhetsbrev og utsendelser», slik at dette også kan inkludere invitasjoner, tilbud og annet.

 

Retur

Etter en utsendelse kommer to ting i retur:
– Bounce/feil, eks feil-skrevet eller sluttet.
– Avmeldinger. Ønsker ikke lengre å motta info.

 

Retur meldes til kontaktansvarlig(e).

Kontaktansv, oftest selger, har ansvar for at sine kontakter er korrekt oppdatert til enhver tid.


Vedr retur har ansvarlige tre oppgaver i databasen
:
A) Rette eller slette bounce.

B) Forhindre avmelding ved å kontakte vedkommende.

C) Huke av avmeldinger på kontaktkortet, slik at de ikke er med i neste uttrekk.


Kontakt: Geir Holm

Konsulent/daglig leder

geir@tenkkom.no

908 41 510