Mange, gode og riktig e-postadresser ved utsendelser
Av Geir Holm, rådgiver i Tenk Kommunikasjon
Når vi sender ut nyhetsbrev eller invitasjoner, ønsker vi at så mange som mulig skal motta – og at mottagerlisten skal være korrekt.
GDPR har satt et ekstra fokus på at mottakerlister må være korrekte i forhold til personvern. Men dette er også en god anledning til å rydde opp i den evige utfordringen med å ha god kvalitet på hele kontaktdatabasen.
Kontaktansvarlig
Det starter med den som er ansvarlig for kontakten – kunde, leverandør eller annen kontakt. Den ansvarlige må forstå verdien og viktigheten av et oppdatert personlig kontaktkort – og ha rutiner for å oppdatere det fortløpende/daglig.
Kontaktkort
Om det er et kort i CRM ala SuperOffice eller en linje eller fane i Excel: Et kontaktkort bør inneholde all relevant info om personen, inkl kategorier, eks:
– Om det er kunde, leverandør, partner e.a.
– Kategori hos oss, eks «Rekvisita».
– A, B, C e.l.
– Evt annen kategorisering.
– «Motta info» bør være egen avhukning.
Ved utsendelse
Når vi skal sende ut et nyhetsbrev, en invitasjon, et tilbud eller annet*, trekker vi en fersk, oppdatert liste ut av databasen.
F.eks en invitasjon til alle:
– Rekvisita-kunder
– Status A-kunde
– Huket av for «Motta info»
*NB! På nettsiden bør det ikke skrives «Ønsker du å motta nyhetsbrev» når en skal melde seg på. Det bør stå ala «Ønsker du å motta nyhetsbrev og utsendelser», slik at dette også kan inkludere invitasjoner, tilbud og annet.
Retur
Etter en utsendelse kommer to ting i retur:
– Bounce/feil, eks feil-skrevet eller sluttet.
– Avmeldinger. Ønsker ikke lengre å motta info.
Retur meldes til kontaktansvarlig(e).
Kontaktansv, oftest selger, har ansvar for at sine kontakter er korrekt oppdatert til enhver tid.
Vedr retur har ansvarlige tre oppgaver i databasen:
A) Rette eller slette bounce.
B) Forhindre avmelding ved å kontakte vedkommende.
C) Huke av avmeldinger på kontaktkortet, slik at de ikke er med i neste uttrekk.
Kontakt: Geir Holm
Konsulent/daglig leder
908 41 510